Как вести учёт расходов быстрее: 5 привычек и автозаполнение

Учёт расходов редко бросают из-за того, что он бесполезен. Его бросают, потому что каждая трата — это маленькая рутина: открыть приложение, выбрать счёт, найти категорию, вспомнить, что это было. Через пару недель рутина побеждает. Хорошая новость: большую её часть можно убрать. Вот пять привычек, которые сокращают запись траты до нескольких секунд, и способ, при котором часть полей заполняется без вас.

1. Записывайте сразу после оплаты

Самая быстрая запись — та, что сделана в момент оплаты. Сумма перед глазами, магазин понятен, вспоминать нечего. Отложенная на вечер запись занимает втрое больше времени, а отложенная на выходные обычно не делается вовсе.

Помогает простое правило: телефон всё равно в руке после оплаты — 5–10 секунд на запись, и дальше по делам.

2. Меньше категорий — быстрее выбор

Двадцать категорий с подкатегориями выглядят солидно, но каждая запись превращается в выбор из длинного списка. Для большинства хватает 10–15 категорий верхнего уровня: продукты, кафе, транспорт, жильё, здоровье, одежда, развлечения, подписки, подарки, крупные покупки.

Если хочется деталей, используйте теги: «отпуск», «ремонт», «дача». Тег добавляется, только когда он нужен, и не мешает в остальное время.

3. Не гонитесь за копейками

Учёт не бухгалтерская проверка. Если в магазине вы купили продукты и бытовую химию, запишите одну трату на «Продукты» — точность до категории здесь важнее точности до рубля. Раз в неделю сверяйте остаток со счётом в банке: если разница небольшая, просто поправьте баланс и не ищите, куда делись 37 рублей.

4. Регулярное — заранее

Аренда, коммунальные платежи, подписки, кредит повторяются каждый месяц. Не нужно каждый раз вводить их с нуля: настройте напоминание или плановый платёж, и в нужный день останется только подтвердить его.

5. Пусть рутину делают правила

Значительная часть трат повторяется: такси одного сервиса, продукты в одном и том же магазине, подписка на музыку. Каждый раз вы выбираете для них одну и ту же категорию — и это та работа, которую лучше отдать приложению.

Правило автозаполнения устроено просто: «если — тогда». Если получатель содержит «yandex go» и это расход — категория «Такси». Если сумма не меньше 30 000 и счёт — «Карта» — тег «Крупное». Один раз настроили — и дальше эти поля заполняются сами.

С чего начать:

1. Откройте траты за последний месяц и найдите 5–7 получателей, которые повторяются чаще всего.
2. Для каждого сделайте правило: получатель → категория, а при желании ещё тег или комментарий.
3. Через пару недель посмотрите, что ещё приходится заполнять руками, и добавьте правило под это.

Обычно уже десяток правил закрывает заметную часть повседневных трат.

Пример: месяц с правилами

У Ани в месяц около 120 операций. Половина из них — одни и те же получатели: такси, два продуктовых магазина, кофейня у офиса, три подписки. Она тратит десять минут на семь правил:

• получатель содержит «yandex go» → категория «Такси»;
• получатель содержит «пятёрочка» или «перекрёсток» → «Продукты»;
• получатель содержит «кофе» и сумма не больше 500 → «Кафе», тег «Работа»;
• получатель — сервис музыки или кино → «Подписки».

Теперь при записи такой траты достаточно ввести сумму и получателя — категория и тег подставятся сами. А правило можно применить и к прошлым операциям, чтобы навести порядок в истории.

Как это сделать в Buddzy

В Buddzy правила автозаполнения доступны на тарифе Premium:

• условия по получателю, сумме, типу операции, счёту, категории, тегу и комментарию — «содержит», «начинается с», «не меньше», «не больше» и другие; условия можно сочетать через «все» или «любое из»;
• правило заполняет категорию, тег, получателя и комментарий у новых операций, в том числе загруженных через импорт;
• по умолчанию правило заполняет только пустые поля и не трогает то, что вы указали сами; при желании можно разрешить перезапись;
• правило можно применить к уже существующим операциям за выбранный период — сначала Buddzy покажет, что изменится;
• порядок правил настраивается, а «Остановиться на этом правиле» не даёт следующим правилам переписать результат.

Для остальных привычек из этой статьи в Buddzy есть категории и теги, «Актуализировать баланс» для еженедельной сверки и напоминания о регулярных платежах — на любом тарифе. Бесплатный тариф — до 5 счетов и 200 операций в месяц; правила, чеки к операциям и семейный бюджет доступны на Premium. Подробнее — на странице тарифов.

Чек-лист

• Записывайте трату сразу после оплаты — 5–10 секунд.
• 10–15 категорий, детали — тегами.
• Точность до категории важнее точности до рубля; раз в неделю сверяйте остатки.
• Регулярные платежи — через напоминания.
• Частые получатели — через правила автозаполнения.

Если вы ведёте учёт в нескольких валютах, загляните в гайд о мультивалютном учёте: в нём — как не запутаться с обменами и курсами.